José Paulo Graciotti *
Essas duas áreas aparentemente estanques estão intimamente relacionadas entre si para as empresas prestadoras de serviços e especialmente para os escritórios de advocacia.
Tradicionalmente considera-se “BI” como uma ferramenta para entender profundamente o negócio, extraindo de seus números as estatísticas que poderão dar uma análise fria de como andam “as coisas”; mostrar tendências e embasar decisões estratégicas que impactarão o futuro da empresa. Perfeito!
Já a Gestão do Conhecimento é um conceito (vejam bem, eu não disse ferramenta!) relativamente novo, envolvendo informações mais tácitas e menos numéricas ou explícitas que a BI. Na minha humilde opinião, porém, considero que representa a diferença fundamental para a obtenção do diferencial estratégico no presente e para o futuro, principalmente para as empresas prestadoras de serviços intelectuais e, de novo, especialmente para os escritórios de advocacia.
Como já citado em outros artigos (meus) anteriores, a Gestão do Conhecimento ainda engatinha na maioria das empresas, sendo confundida com minutários (repositórios de modelos documentais) ou menosprezada a simples atividades de compilação de documentos, normas, modelos etc., e ainda como uma atividade de exclusiva reponsabilidade das bibliotecas ou CEDOC´s. Ledo engano!
Gestão do conhecimento é “Entregar a informação correta para o profissional certo no menor tempo possível”, conforme o autor Patrick DiDomenico e é nesta definição muito mais abrangente que a maioria das outras dezenas de definições que “BI” se torna uma aliada importantíssima.
Normalmente associamos a Gestão do Conhecimento às seguintes perguntas as quais ele deve responder:
– qual é o melhor documento que devo utilizar para esse assunto ou solução do desafio?
– onde está esse documento?
– quem o elaborou?
– quem tem o conhecimento necessário para tratar do assunto ou problema? Esta, sendo a pergunta mais difícil de responder!
Mas, existem algumas outras perguntas muito mais importantes do ponto de vista de precificação de seus trabalhos e principalmente estratégico, as quais só podem ser respondidas com a combinação da “GC” e da “BI”!
Me atento novamente nos escritórios de advocacia, a combinação das informações contidas nos timesheets, nas faturas anteriores, nos cadastros de clientes e seus respectivos casos e no GED (gerenciamento eletrônico de documentos) podemos retirar informações estatísticas que podem responder perguntas muito mais complexas, tais como:
– quanto tempo foi empregado por um determinado profissional para elaborar tal documento?
– quais documentos fazem ou fizeram parte de um determinado trabalho?
– quais “trabalhos” foram executados em um determinado caso ou assunto e por quem?
– qual é a distribuição estatística de tipos de trabalhos por cliente, por caso, por nicho de mercado que a empresa atua, por tipo de profissional?
Existem outras inúmeras que podem ser respondidas, dependendo das características específicas do tipo de empresa, quais seus costumes e quais formas de cobrança está habituada. E aí mora o perigo: Hábito, que é inimigo da inovação!
Ao responder essas e outras perguntas, o casamento de “GC” e “BI” pode e deve ajudar em muito as empresas (novamente os escritórios de advocacia) a:
– aprimorar seus métodos de elaboração de propostas e precificação de seus trabalhos (diminuindo sensivelmente o “coeficiente de segurança” inserido em todas as propostas por incertezas);
– ter uma visão mais clara de eficiência de seus setores, equipes ou profissionais (inclusive por categoria), aprimorando seus sistemas de avaliação e “accountability”.
– apoiar melhor as decisões de “cross-selling”.
– apoiar as decisões estratégicas de investimentos (em sentido amplo, ou seja, esforços em áreas, setores equipes, contratações etc.).
Apenas citando alguns ….
A ajuda de uma consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito a gestão mais eficaz e profissional das empresas (principalmente em tempos desafiadores como o atual).
* José Paulo Graciotti, consultor com 27 anos de experiência em gestão de escritórios de advocacia.
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